Contribuer à la gestion des commandes et au catalogage de l’ensemble des documents (environ 15 000 documents par an : livres, CD, DVD, partitions).

Activités principales

• Assurer la gestion des commandes et des fournisseurs
• Emettre et envoyer les bons de commande (édités à partir de Koha et des sites professionnels des fournisseurs) au service Finances et juridique.
• Suivre les commandes auprès des fournisseurs (relances, erreurs de livraison, renvois de documents…).
• Répondre aux sollicitations des responsables documentaires (suivi des commandes, vérification et correction des paniers, des prix, des quantités et envoi de courriels).
• Gérer le suivi des bons de commandes avec le service
• Finances et juridique (documents non livrés, avoirs, factures, courriels de réclamation auprès des fournisseurs).
• Participer aux bilans intermédiaires des départements documentaires : Art Musique Cinéma, Sciences Sports et Vie Pratique, Jeunesse, Société Civilisation, Langue et Littérature.
• Réceptionner des documents
• Réceptionner et manipuler les cartons lors des livraisons dans le service (1100 cartons annuels).
• Identifier les suggestions d’adhérents (environ 1200 par an) et les priorités des responsables documentaires.
• Equiper et encoder les documents en RFID.
• Estampiller les documents.
• Reporter sur les documents les informations nécessaires à la préparation de l’équipement (prix, département, cote).
• Pointer les livraisons :
  • sur le bon de livraison du fournisseur,
  • sur le bon de commande (panier Koha),
  • sur le SIGB Koha.
• Transmettre le bon de livraison pointé au service interne Finances et juridique.
• Réaliser le catalogage des documents (livres, CD, DVD, partitions)
• Récupérer des notices dans les bases bibliographiques (BNF, SUDOC, Biblibre) pour les livres ou intégrer des notices fournisseurs.
• Créer les notices bibliographiques en l’absence de dérivation.
• Attribuer un code barre.
• Vérifier les données pré saisies par les responsables documentaires (localisation, indice, prix …).
• Contrôler les indices Dewey pré saisis par les responsables documentaires à l’aide du plan de classement.
• Assurer la gestion quotidienne des documents à traiter en priorité et des suggestions d’adhérents
• Editer le listing des documents réservés « en cours de traitement et en couverture » (environ 2000 par an).
• Identifier les documents réservés sur les rayonnages.
• Cataloguer les documents puis les transmettre au service équipement.
• Vérifier la liste des suggestions d’achat dans le module « Acquisitions »
• Rechercher et vérifier les disponibilités des documents sur les sites des fournisseurs et compléter les notices.
• Attribuer les suggestions aux postes budgétaires concernés
• Rejeter les suggestions déjà au catalogue ou indisponibles chez les fournisseurs dans le cadre du marché.
• Comptabiliser les suggestions par support (livre, CD, DVD ou partition) et renseigner les tableaux statistiques.
• Envoyer des courriels aux adhérents.
• Préparer l’envoi des documents sur les sites.
• Participer au rapport de l’activité du service :
• Renseigner les différents tableaux de bord du service : commandes, réservations, suggestions, livraisons pour rendre compte de l’activité du service aux responsables

Activités secondaires

• Effectuer des missions ou tâches supplémentaires en cas d’absences ou d’accroissement temporaire de l’activité du service.
• Tester les nouvelles versions du SIGB Koha et proposer des améliorations sur les différents modules.
• Rédiger et mettre à jour les nouvelles procédures du service.
• Participer ponctuellement aux réunions d’indexation avec le directeur de la politique documentaire, les responsables de département, le responsable du circuit du document et responsable du service de gestion des acquisitions.

Compétences transversales

• Maîtriser les logiciels : traitement de texte et tableur.
• Connaître l’environnement professionnel, administratif et réglementaire.
• Comprendre et respecter les consignes de travail.
• Connaître et respecter le règlement intérieur.

Compétences Métier

• Connaître les règles d’indexation (RAMEAU).
• Maitriser le plan de classement (classification Dewey).
• Maîtriser le SIGB KOHA dont le module « Catalogage ».
• Maitriser les règles de catalogage des documents et la récupération de notices sur la base BNF, SUDOC, BibLibre.

Compétences comportementales

• Avoir le sens du service public.
• Avoir le sens de l’organisation.
• Capacités d’adaptation Capacité d’écoute.
• Disposer d’un esprit d’équipe.
• Disposer d’un esprit d’initiative.
• Savoir rendre compte.
• Faire preuve :
  • d’autonomie.
  • d’aisance relationnelle.
  • d’aptitudes à la communication.
  • de bonne expression orale.
  • de conscience professionnelle.
  • de discrétion.
  • de disponibilité.
  • de ponctualité et d’assiduité.
  • de réserve professionnelle.

Cadre d’emplois : Adjoints territoriaux du patrimoine.

Permis B demandé.

Modalité de travail : 1 à 2 permanences par semaine (mardi, mercredi, vendredi, jusqu’à 18 heures selon les besoins du service).

Moyen mis à disposition : Matériel informatique, moyens bureautiques, logiciels spécifiques (Koha…).